Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp yêu cầu những gì? Trình bày biên bản cuộc họp là gì? Cách ghi biên bản như thế nào?… Tất cả các câu hỏi sẽ được giải đáp rõ ràng trong bài giảng sau:

HỌC TẬP POWERPOINT

NỘI DUNG HƯỚNG DẪNCÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Biên bản cuộc họp là gì?

Trong cuộc họp, người ta thường sử dụng biên bản ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm nhiều thông tin và ý kiến ​​khác nhau của những người tham gia. Tài liệu đó được gọi là biên bản cuộc họp.

Thư ký cuộc họp hay cụ thể là người ghi chép tài liệu sẽ có nhiệm vụ thống kê số người tham gia và số người vắng mặt trong cuộc họp, đồng thời sẽ ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

Vai trò của biên bản cuộc họp là gì?

Về vai trò, biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp nên biên bản cuộc họp được coi là một văn bản không có hiệu lực pháp luật nhưng nó là căn cứ để tiến hành cuộc họp, để chứng minh. các sự kiện thực tế. đã và đang xảy ra.

Căn cứ vào biên bản cuộc họp, mỗi người có thể xem lại một lần nữa những chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến ​​đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan, v.v. sắp xếp, tổ chức và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

Trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp đồng thời ký tên vào biên bản cuộc họp thì có nghĩa là họ đã xác nhận những cam kết của mình trong việc thực hiện công việc. Biên bản cuộc họp lúc này như một lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.

Đồng thời, biên bản cuộc họp còn có vai trò giúp những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo với nội dung tương tự theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

Nêu những yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp?

(1) Lập biên bản cuộc họp

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng mẫu biên bản cuộc họp đúng yêu cầu, đúng quy định là một trong những điều cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng nghe, nắm bắt và hiểu được mọi thông tin trong cuộc họp đang diễn ra.

Vì vậy, việc lập biên bản và ghi nhanh nội dung cuộc họp là vô cùng cần thiết.

Biên bản cuộc họp phải có các nội dung sau đây:

+ Thời gian, địa điểm họp;

+ Người tham gia

+ Nội dung cuộc họp

Kết thúc cuộc họp.

(2) Đăng ký nhanh và đăng ký đầy đủ

Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là người có tốc độ đánh máy nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Vì vậy, người ghi biên bản cuộc họp nên chuẩn bị sẵn sổ tay hoặc máy tính để lưu lại thông tin trong trường hợp không sử dụng được máy ghi âm.

Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản có những thông tin quan trọng và bắt buộc phải có.

(3) Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Biên bản cuộc họp cần có trọng tâm để những người không dự họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lộn xộn.

(4) Số liệu trong biên bản cuộc họp phải chính xác

Biên bản cuộc họp phải khách quan, trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được thêm, bớt, bình luận đối với các ý kiến ​​phát biểu trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải được đọc cho tất cả những người có mặt nghe, nếu sai thì sửa chữa và tự nguyện ký vào biên bản để chịu trách nhiệm liên đới.

Trình bày biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp thường bao gồm các phần sau:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản

+ Thời gian lập biên bản

+ Thành phần tham dự cuộc họp

+ Diễn biến chính của buổi làm việc

+ Kết thúc cuộc họp: Lý do, thời gian, nội dung cuối cùng…

+ Thủ tục chữ ký xác nhận.

Giới thiệu mẫu biên bản họp mới nhất năm 2023?

Mẹo viết biên bản cuộc họp thế nào cho đúng?

Biên bản cuộc họp tuy không có quy định cụ thể nhưng cần tôn trọng các điều kiện, quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP đối với công tác văn thư.

Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể:

(1) (3) Chủ đề chính và trọng tâm của cuộc họp

(2) Các sở, ban, ngành, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

(4) Người điều hành: Người nêu vấn đề chính, nêu hướng giải quyết hoặc tổng hợp những suy nghĩ để giải quyết vấn đề.

(5) Thư ký: Là người chịu trách nhiệm về thành phần dự họp và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản cuộc họp.

(6) Các thành viên khác: Họ có thể là đại diện của các bộ phận hoặc nhân viên, những người có liên quan đến chủ đề của cuộc họp.

(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần quan tâm khi viết biên bản cuộc họp, vì thư ký sẽ là người quan sát và ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp (những vấn đề được trình bày trong cuộc họp). ). thuyết trình, thảo luận; ý kiến ​​của đại biểu,…)

(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ nội dung đã thảo luận và thông qua biểu quyết (nếu có) để quyết định.

Ngọc Sơn (biên tập)/ Theo LIR BIBLIOTEKA